浅析会展服务智慧化的现在与未来

从传统意义上来讲，参加会展服务的角色可分为三类。

第一个角色是主办方，主要职责是规划、策划和宣传一场会展活动，同时打造会展活动的IP，持续创造会展活动价值。第二角色可统称为资源提供方，比如会展中心、酒店等常见的场地资源，是为会展活动提供场所及其他所需资源的角色。第三个角色是承办方，或可称为会展服务提供方，主要是提供会务接待、主场搭建、交通、旅游等服务内容。

基于以上，传统会展服务可能仅被认知为中介、接待及现场执行，但并不能准确概括会展服务内容。作为会展服务方，我们掌握着目的地等大量资源，并在过往会展活动服务中积攒了丰富的流程和执行经验，可为主办方提供超越其自身所了解的会展活动信息。

（1）主办方的变化

· 主办方自身能力提升：主办方的专业能力和水平是在逐年提升的，从而对于传统会议服务的需求也在降低，上述内容中所提到的，我们能够提供的服务经验已不再是优势。

· 信息不对称情况的减少：随着互联网的发展，资源信息更加直观、透明，主办方也越来越熟悉OTA、信息获取、资源供采等平台的使用，从而使我们失去信息优势，很难再提供差异化服务。

· 主办方需求多元化：主办方越来越看重会展活动在营销传播过程中的作用，需求也从传统服务，逐渐向在会展活动过程中搭建传播和营销渠道转变，使品牌、IP获得更好的宣传。

· 主办方更注重会展产生的实际价值：如何通过有效的营销手段，帮助会展活动招揽更多的参会人和关注，促使更多的订单成交是越来越多主办方在选择会展服务时更关注的内容。

（2）参会人（用户）的变化

· 用户习惯养成：经过疫情，直播会议、云展览等线上平台解决了线下会展活动无法举办的问题，且短期内快速发展，从而使用户的参会参展习惯发生了改变，以线上结合线下的办会形式已被用户所接受。

· 用户被个性化服务的意识增强：相比之前仅通过为会展活动的官网，现在涌现出了更多的如短视频、新媒体等聚合式传播渠道。在信息爆炸的状态下，用户责更希望能够接收到定向推送的“专属”信息，并愿意加入到有参与感的预热活动之中。

（3）社会发展影响的变化

· 紧跟数字中国建设政策的趋势：近日，《数字中国建设整体布局规划》正式印发，文件首次系统提出了数字中国建设的整体布局。宏观环境对会展活动有很大的影响，各地政府都颁布了相关促进政策，并积极主动搭建自有数字化平台。

（4）会展公司自身发展维度

· 经验沉淀和学习成本降低：在信息不透明的阶段，会展服务依靠线下人力进行，以个人所积累的经验作为服务竞争优势，所以流失一个有经验的活动组织、策划者对于服务团队的损失是极大的。现阶段通过互联网搜索或ChatGPT人工智能等方式，便能够自助获取、学习，获取信息的渠道变多了，无需再人为对会展活动操作知识进行传授。

· 跨界竞争更普遍：会展本身以产业为载体，关联酒店、旅游、交通等多种服务行业，会展服务内容还在逐步扩展之中。近两年各种跨界服务融入其中，特别是更多的互联网企业加入进来，并以自身流量或传播优势拓展会展服务业务。

· 需要提炼信息数据价值：协助主办方策划和执行会展活动时，会留存很多用户的个人信息、行业信息和行为数据。会展服务方需要沉淀数据，提炼有效信息，在合规的情况下使用，从而为会展服务的客户创造价值。

· 需要模式和业务创新的发起点：基于沉淀更多的信息数据，获取更多的“有效”经验和拓展方向，信息技术可成为催化剂，在不同方向上促使会展服务开始向不同方向转型、升级，从而拓展更多服务模式和创新业务，为客户提供超出预期的会展服务。

在信息技术的介入和疫情的影响下，会展服务逐步提质增效，特别是线上会议、直播、云展览等线上会展方式更是加速发展。

在会展服务过程中，通过信息技术，使用数字化信息管理系统作为工具，替代线下人为的数据信息处理工作，从而释放人力，大幅度提升作业效率。

充分利用线上平台，如官网、微站、小程序等营销传播方式，替代线下口口相传和场地内的互动活动，无限扩大营销范围和品牌、IP影响力，更清晰、明确的传递会展活动信息。

以兼具趣味互动的小游戏等作为入口，帮助主办方为会展活动引流。让活动预热有更多丰富、新颖的形式，为活动增加亮点。搭建线上会议、直播等参会平台，为用户提供更便捷的参会方式，节省参会时间、费用成本，全面提升体验。

数字化信息管理系统不是仅为一个会展活动服务，而是为会展活动的客户而服务，是为基于为会展活动进行营销、传播为目的，能够持续运营、不断创造价值。

信息管理系统中能够留存各个维度的会展活动数据，包括参会人、参展商、交易数量等。系统将这些信息数据关联互通，从而打破数据孤岛，使会展服务从信息化向数字化过度。

当信息化进行到一定阶段，已有了足够且相对比较成熟的数据沉淀，那么整理、分析信息化系统所沉淀下的数据资产，便能够成为会展服务的前提条件，为决策提供支持，发挥作用，形成了数据闭环。

现阶段不论是主办方还是参会人都已改变了传统会展活动习惯，也延展了更多可能性的会展服务内容。具备了信息技术能力的会展服务，其主要优势和价值发生了转变，线上平台已不再是解决方案，而成为了线下会展的必要辅助手段，双线融合的会展活动已成为主要趋势。

数字化会展将以数字、数据作为基础，开拓出新型会展模式。但线上会展并不能替代线下会展，也不会替代实体会展服务人员。传统会展服务依然有存在价值，同时具有其在数字化时代能够重塑、发挥价值的方向。

原会展服务中包含会议和展览活动、奖励旅游，现在整合营销、创意、公关服务等都逐渐融合成为会展服务内容。

会展服务将从为会展活动本身贡献价值，发展为为会展活动所处的产业创造价值，在这个价值的创造过程中，体现会展服务自身的价值和收益。

利用会展服务过程中的经验、数据、信息、资源的积累和沉淀，深入垂直会展活动所处的产业之中，用于帮助客户或会展服务企业打造自有IP或开展会展活动，推动相关产业发展。

以“会展+文化”、“会展+旅游”、“会展+城市品牌”等形式进行跨界融合。会展服务会成为服务产业的形式之一，与其他形式的营销传播服务界限会逐渐模糊。会展活动将会成为营销传播环节中一个重要，但非唯一的部分，并和其他营销传播活动融合越来越深。

//

中青博联科技具有丰富会展项目执行经验，且具备扎实信息技术专业能力。通过信息技术赋能中青博联一站式整合营销服务，让“信息和数据” 发挥承上启下、穿针引线的重要作用。在此过程中，通过信息化系统、数字化体系、智慧化会展服务，有机整合各环节所涉及到的系统、流程、数据，为会展服务输出复合价值。