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外贸老鸟的展会秘籍:高效整理客户名片的7个步骤+4个及时跟进攻略

日期：2023-04-26 13:36:26 来源：网络整理作者：本站编辑浏览：80 评论：0

香港环球资源电子展、广交会、上海展...展会季，还在担心名片太多，跟进不及时吗？面对这些名片，我们第一时间该如何处理？后期又该如何整理归类和存放呢？

01

高效整理展会客户名片

在回答这个问题之前，我们先思考：我们拿到客户名片的目的是什么？

①获取基本信息，例如：电话，邮箱，公司网站，国家，地址，等等;

②查询公司网站，进一步背调，了解客户的主要产品和判断客户实力，确实客户是否匹配;

③建立初步联系，添加客户在线联系方式及邮箱，及时与客户进行互动，加深印象;

以上可见一张小小的名片的重要性，因此，我们一定要认真对待整理名片这件事。

明确目的后，我们再思考：拿到名片后，我们需要做些什么？为什么？

（1）添加客户的在线联系方式。

在拿到名片的第一时间，询问客户上面的电话号码是否是他的Whatsapp或者微信号。

如果是，及时添加并让客户现场通过验证，避免客户验证信息太多，错过你的添加信息。

如果不是，立即询问其他线上联系方式，在征得客户同意后，立即添加好友现场建立联系。

注意：千万不过错过当面添加客户在线联系方式的机会，不然后期通过邮件就可能很难问到了！

原因：在这个社交时代，获得客户的在线联系方式可以达到事半功倍的效果。

①可以比别人快一步与客户取得联系，获得及时互动，加深第一印象;

②可以比别人多一个联系客户的渠道，不怕客户邮件不回复后，无处跟进客户;

③可以更多元地与客户互动，例如给客户发发好看的图片，表情包，分享音乐等等，拉近与客户的距离;

④可以通过朋友圈，让客户主动了解你，加深客户印象;等等

（2）标注重要信息在名片上。

拿到名片后，可以在名片上面标记：高（质量），中（质量），低（质量），非（目标客户）+客户感兴趣产品的简称+需求数量+目标金额+年采购量，等等。

原因：有了标记，后期跟进客户的时候才能按照高质量到低质量客户的顺序跟进客户，将更多时间和精力花费在高质量客户身上，也知道给客户写邮件写什么内容。

同时，方便自己后期在一堆客户名片中，可以一眼找出高质量客户的名片，不用再次一个个输入客户网站进行查看和判断，可以节省大量的时间。

（3）拍照客户名片。

拿到名片，标记好之后，第一时间拿出手机拍照，建立新相册，命名“**年*月香港展”，将名片照片统一存入相册。

原因：拿到一张名片拍一张，这样可以防止名片丢失。

根据以往经验，总会有外贸业务员丢失客户名片，少则丢失一两张，多则丢失一大半。

因为在展会，业务员经常需要从包包里面拿进拿出产品，笔记本，笔，手机，水，卡片等物品，因此名片很可能在这个过程被带落，造成遗失。

因此，一定要在拿到名片的第一时间给名片的正面和背面进行拍照。之所以要将名片照片统一放入新相册之中，是因为展会当天你可能会拍很多照片，没有任何分类，名片的照片夹杂其中不好查找。

因此一定要将名片照片及时归类放好。

（4）使用微信小程序的“名片全能王”扫描上传客户名片。

可以搜集了几张名片后，在休息的间隙，打开微信小程序的”名片全能王”扫描上传客户名片，形成手机电子档案。

如果觉得麻烦，也可以在搜集完名片的当天，回到酒店的时候，统一扫描录入手机。

原因：“名片全能王“可以直接将名片上的客户公司名，电话，邮箱，地址等信息识别出来，自动录入系统，形成电子版本，非常方便简洁。

方便后期自己在外面出差的时候，有紧急需要的时候，可以通过手机随时查找到客户的电话，邮箱地址等信息。效果如下：

（5）将客户名片照片从手机中导出来。

放在公司电脑文件夹“各届展会客户名片”，然后给每张客户名片照片命名:客户公司名。

原因：将客户名片照片导出后，把手机上的照片删掉，可以节省手机内存.

放入公司系统的文件夹，方便未来有需要的时候，根据关键词快速查找出来;给照片命名，方便自己在将客户录入公司系统的时候，上传客户名片照片的时候，可以一眼选中，而不是出来一堆没有命名的图片，全是数字和字母，不知道该选择哪一张，你应该懂的。

（6）名片上的资料录入公司客户系统。

这一步是所有业务员都会做的事情了。录入客户的电话，邮箱，地址等信息后，可以将客户的名片照片和与客户的合照也都上传到系统上。

原因：录入系统后，第一可以帮助自己在有需要的时候及时调取到资料.

例如：我写了一封关于邮件，上面想要附上与客户的合照，拉近与客户的距离，获得客户的回复。但是我之前没有归类保存好客户照片，一时找不到，那么这个时候我就可以通过查找客户系统的照片，下载直接使用。

第二，可以帮助新接收该客户的业务了解客户情况。大多数公司都会将离职业务员的客户划分给其他业务员，或者老业务划分部分客户给新业务员跟进，如果前期该业务员有提前录入客户名片照片和合照，那么在交接的时候，就不需要花时间去不知道丢在哪个角落的名片进行交接。

新业务员在接手该客户的时候，也可以直接看到客户的照片，对客户更加有感觉，而不是只是对着一堆邮件，不清楚这个客户的画像，没有跟进灵感，等等。

虽然大家都会把基础资料录入公司客户系统，但是不一定每个人都会把客户的名片照片和客户照片录入系统，因为觉得很麻烦和没有必要，我个人建议你根据实际需求选择性录入。

（7）按照重要、中等、一般，把名片归类放入收纳盒。

可以自己DIY一个名片收纳盒，在盒子里面隔出三个格，分别放高质量重要客户名片，中等质量客户名片和一般质量客户名片。

若你是女性，你可以使用护肤品的盒子，DIY一个名片收纳盒。

若你是男性，你可以用其他合适的盒子DIY一个名片收纳盒。

原因：通过分类，方便自己未来拿取名片。

其实，将名片进行电子档备案之后，名片就可以扔掉了，但是有很多人还是不放心，担心未来有需要;或者说不舍得扔掉自己的从展会一张张搜集回来的劳动成果，所以还是会保留名片。

那么这些名片就一定要统一搜集和存放好，免得东一张，西一张，最后有需要的时候还找不到;也可以避免高质量客户的名片混杂在低质量客户之中，难易分辨，需要重新查看客户网站才能确认，那就很浪费时间了。

温馨提示：我也尝试过用名片收纳册来收纳名片，将名片一张张放入其中，排列整齐有序，一目了然，但是我后来发现在实际使用上并不方便，去翻动的可能性很低，使用率很低，很鸡肋，没有必要。所以，我是买名片收纳册来收纳名片的。

以上，我主要总结了收到客户名片后，我们可以做些什么：

（1）添加客户在线联系方式；

（2）在名片上做标记；

（3）给名片拍照，归入名片相册；

（4）使用”名片全能王“将名片扫描到手机上；

（5）将名片照片从手机导出来，放入文件夹，给每张照片命名;

（6）将名片资料录入公司电脑系统；

（7）将名片归类放入收纳盒。

其中，4、5、7这三步不是每个业务员都愿意去做，因为有些繁琐，但是如果是重点客户，我建议大家还是把工作做细致，做到位，方便将来的客户跟进工作。

02

如何及时跟进参展客户？

接下来，具体跟大家分享：收到客户名片后，我们如何及时跟进客户？

（1）收到客户名片当天上午，在吃午餐或者午休阶段，赶紧上网一一查看客户名片网站，了解客户的产品和实力，确认该客户是否为匹配的实力客户。若是，当天必须想办法与客户有第二次会面的机会。

首先，按照名片上面的电话，尝试添加客户的Whatsapp，Skype，微信号，等等，第一时间发信息给客户进行自我介绍，如果有合照，也可以第一时间发给客户，让客户记得你。

然后约客户当天在展厅的咖啡厅再碰面，也可以约客户展会结束后一起吃饭，也可以约客户展会结束后到公司来参观，等等。反正就是极力争取第二次会面，加深自己在客户心中的印象，增加未来合作的可能性。

如果没有加到客户的在线联系方式，那么就根据名片上的邮箱，写一封信给客户，在信中进行自我介绍，附上合照，然后邀请客户第二次会面。

若是客户当天没有回复邮件，那么立马打电话给客户，询问客户是都能接收到邮件，打算在展会停留几天，第二天是否还参展？邀请客户第二天再次碰面…总的一句话，就是想办法获得客户回应，趁热打铁，邀请客户进行第二次会面。

（2）收到客户名片当天晚上，赶紧上网一一查看客户名片网站，根据客户质量，在名片上标记：高（质量），中（质量），低（质量），非（目标客户）。

分类好客户后，从高质量到低质量客户的顺序，依次添加客户在线联系方式，依次写针对性邮件发给客户。

邮件主要内容就是让客户记住自己，可以提及客户当天感兴趣的产品，最后邀约客户再次会面。

温馨提示：参展完当天晚上确实会很疲惫，但是不要放弃这个黄金24小时，一定要加上客户的在线联系方式，想办法跟客户互动，也一定要第一时间发邮件给客户，争取到第二天的再次见面的机会多一次接触的机会就能和客户有更加深入链接的机会，只要在客户心中留下印象，未来合作的可能性就能大大提高。

（3）参展完回到公司的早上，按照从高质量到低质量的名片顺序，①使用微信小程序的“名片全能王”将客户名片一一拍照扫描上传，在手机存有电子档。

手机上传完毕后，②打开电脑，将客户名片的照片导出来，放入建立好的文件夹“**年香港展客户名片”，

③然后把每张客户名片文件命名：客户公司名字。

④将客户名片上的资料录入公司系统，同时将客户名片添加上传入公司客户系统，做好电脑版本的电子备份。

到这里就几乎完成了手机和电脑的名片电子档备案。

（4）将名片分类放入收纳盒。电子备案后的名片实际上是可以丢掉了，不要浪费存储空间。

但是，如果你还是不放心，或者舍不得扔掉，那么可以找一个盒子，将名片按照高-中-低的顺序分类存放好。

如果是很低质量的客户，不想继续跟进的客户，或者是非目标客户的名片，可以在当天直接判断完毕后，扔进垃圾桶。避免后期信息混乱，增加筛选客户的难度，也十分占空间。

一切完毕之后，就可以在公司电脑系统上，好好地给客户写邮件，好好地跟进客户啦！

以上，虽然有点繁琐，但是这些都是必要的步骤，不然后期你就会慢慢体会到不及时处理名片和客户照片的难处了，尤其是需要找的时候，那真是相当的烦躁和浪费时间。

总的一句话：不要错过黄金24小时，收到客户名片第一时间添加在线联系方式，争取二次见面的机会，及时录入和收纳名片，方便后期查找。

希望今天的分享对大家有用！

也希望大家在外贸这条路上越走越宽，每天精进和优化自己的工作，哪怕只是深入思考一下如何整理客户名片这件事情，让自己的思路更加清晰，未来更加高效，有目的地工作。（信息源于网上汇总，仅参考学习）

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