北京首钢股份有限公司（简称“首钢股份”）是首钢集团所属的境内唯一上市公司，是首钢集团主动融入京津冀协同发展，实施战略性结构调整建设的新一代绿色钢铁企业，具有国际一流的装备和工艺水平，是国内重要的汽车板、电工钢、镀锡板、家电板等高端板材基地。汽车板市场占有率全国第二，电工钢生产规模跃居全国第二，取向电工钢0.20mm及以下超薄规格产品市场国内占有率超过70%，连续3年国内市场占有率第一，广泛应用在乌东德、白鹤滩等国家重点项目。
一、钢铁企业“四化一体”采购全流程合规管理的创新与实践背景
（一）推进企业数字化转型，提升核心竞争力的需要
数字经济时代已经来临，企业数字化转型迫在眉睫，采购与供应链数字化转型是国企数字化转型的重中之重。通过数字化赋能，促进数据互联互通，为业务流程持续优化、采购提效、管理提升、智能决策等方面提供数据支撑。近年来，首钢股份采购数字化转型在推进合同电子化、供应商线上协同、质检结算自动化等方面取得了一定成绩，但在采购方式规范化、业务标准化、流程智能化等方面需进一步加强数字化应用，采购效率仍有较大提升空间。
（二）适应钢铁企业多基地采购一体化发展的需要
国有企业采购面临全球化的机遇与挑战，首钢集团肩负国企供应链战略的使命，在钢铁产业多基地的生产经营格局下，通过构建集团集采管理体系，统筹集团国内国际采购资源。首钢钢铁板块各基地在各自发展过程中，根据地方政策及企业特性，在采购合规监管方式、流程执行、信息系统运用、制度体系建设等方面，形成了各自不同的采购管理模式。面对新的竞争环境和组织形式，首钢股份亟待提升跨地区、多基地钢铁企业采购一体化管控能力，探索建立采购全流程合规管理模式。
（三）强化合规管理，推进采购管理全面提升与降本增效的需要
国资委、首钢集团对企业采购合规管理的监管力度逐步深入，推动企业在采购管理上依法合规的意识不断增强。国企采购兼具“公共采购”与“企业采购”双重特点，既要依法合规，又要降本增效。单纯以采购合同金额划线招标采购的方法影响企业的竞争力，采购程序上存在合规风险，制约采购效率的提升。
二、钢铁企业“四化一体”采购全流程合规管理的创新与实践的内涵和主要做法
首钢股份钢铁板块各基地采购业务的整合集中，对采购管理提出了更高的标准和要求。为有效解决采购过程中“合规”与“效率”“效益”之间的矛盾，推动新形势下企业采购数字化转型和供应链管理创新，提升企业核心竞争力，首钢股份以《国有企业采购规范》推进工作为契机，破立并举，构建规范化、标准化、数字化、制度化“四化一体”的采购全流程合规管理模式。通过构建规范化管理模式，夯实合规管理基础；优化采购业务流程，提升标准化管理水平；推进数字化转型，赋能采购业务创新；加强制度体系建设，筑牢合规风险防线四个方面进行开展。
图1：“四化一体”采购全流程合规管理框架图
主要做法如下：
（一）构建规范化管理模式，夯实合规管理基础
1.统筹规划，建立层级管理机构
为解决采购操作过程不规范带来的合规风险问题，首钢股份制定《国有企业采购规范推进方案》。一是专门成立国企采购规范推进工作委员会。形成“自上而下”和“部门联动”的层级管理架构。二是统筹规划，明确部门职责分工，细化分组落实。三是明确以《国有企业采购规范》为载体，以构建“四化一体”采购全流程合规管理体系为核心的工作方针。四是制定推进工作时间节点表、定期召开推进工作会议。为国企采购规范工作的推进与开展奠定坚实的基础。
2.规范采购方式
国企采购既要“合规”，又要兼顾“效率”和“效益”，而采购方式的正确选择是解决这一难题的关键环节。通过对《国有企业采购规范》系统的学习与研究，制定下发《采购管理流程变更方案》。根据实际采购特点将采购方式规范整合为常用7种，包括招标、询比、竞价、合作谈判等。对每种采购方式的适用条件分别进行明确规定，指导日常采购行为。确定依据项目特点选择相应采购方式,有多种采购方式可以选择时，在满足供应的基础上，优先选用竞争性强、透明度高、效率快的采购方式。
3.规范采购文本，统一采购专业语言
采购文件是采购的源头，其编制质量的高低直接关系到采购的成败，影响到采购的效率和公司的形象，重要性不言而喻。为提高采购文件的编制质量，一方面按照国企采购规范要求对采购文件格式进行规范，编制采购文件示范文本。另一方面对招标方式与非招标方式对应名词表进行统一规范。涉及12个维度、34个对应采购术语。进一步提高企业内部管理水平。
4.规范采购合同模板
强化缔约管控，提高签约合同文本质量。参照《中华人民共和国民法典》及国有企业采购合同标准范本，按照采购业务类别从多维度对合同条款进行修订，形成个性化示范文本。整合优化后合同模板按合同类型分为采购、销售和服务三大类，按业务类别分为11小类，按采购业务需求又细分为74个合同模板。同时经公司法务专业严格审核把关，从法律层面保证合同模板依法合规。
5.建立评审人员资源库
注重评审人员专业素养，抓好评审队伍建设。评审是采购过程中极其重要的关键环节，为保证采购过程依法合规，组建专业的评审队伍势在必行。充分发挥评审人员的能力和作用，减少人为干预，保证评审结果权威、客观、公正。组建由980名评委组成的企业内部评审人员资源库，其中高、中级职称占比达到79%。打造一支具备专业技术特长、商务谈判技巧、市场调研能力的专业评审队伍。
（二）优化采购业务流程，提升标准化管理水平
1.依托系统数据对接实现流程再造，达到精细高效便捷管理目标
为进一步规范采购业务，限制自由裁量权，提高采购效能，降低采购风险，首钢股份对采购业务流程重新进行优化。
图2：采购业务流程优化前后对比
一是整合产销系统和电子采购平台业务流程。优化前，一条业务链在两个系统（产销系统和电子采购平台）之间来回切换，需要跨专业、跨系统才能完成。优化后：各采购方式流程统一，询价单和拟签单的创建和审批环节，以及评审全流程由采购员在产销系统操作完成。提升业务规范性、流畅性和可操作性。
二是重新梳理审批流程。按照制度规定合理配置审核层级和审核人员，有效提升各审批流程的审批效率和规范性。所有采购方式的成交结果都提交采购中心经营例会审议或备案，层层管控，形成内部有效的监督管理机制。
业务流程优化后，实现了所有采购方式多业务场景的全覆盖，采购全流程透明、可控、可追溯。
2. 探索电商采购新模式，打造阳光透明交易平台
持续升级优化首钢电商采购平台，开拓备材电商化采购新渠道，首钢股份与5家国内龙头工业品电商签约了合作框架协议，围绕“采购资源网络化、交易透明化、价格市场化、服务规范化、效益最大化”的总要求，迅速形成了《电商化采购工作推进方案及实施安排》，首钢股份多部门协调联动，以工业品电商为实施主体，稳定交易渠道、完善管控流程、规范交易规则、建立结算机制，逐步增加交易品种和拓展交易基地，快速推进电商化采购工作，最大化降低公司采购成本，打造阳光采购交易平台。
首钢电商商城设立在股份在线平台工业品采购专区，线上对接电商平台，丰富物料上架范围，筛选各基地优势供应商入驻商城并进行物料自荐上架，用户自主点选和下单完成采购流程。先后开发按物料生成订单、订单逆流程、商品标识、编码匹配、历史价格追溯等10余项重要功能，提高电商采购执行过程效率。
图3：首钢电商商城点选界面
（三）推进数字化转型，赋能采购业务创新
1.评审电子化创新
首钢股份各基地采购业务的整合集中对跨区域多基地集中采购管理提出更高的要求。在评审环节，传统的线下评审已经不适应采购全流程电子化、远程异地评审的管理需求。为推动采购全流程电子化不断深入，扭转电子和纸质采购双轨并行的局面，解决异地签字难的痛点、难点问题，首钢股份着手在采购评审环节推进电子化创新。
理清思路，明确线上评审需要解决的重点和难点，一是评审人员信息电子化；二是随机抽取功能的实现；三是评审结果线上会签。首先从评审人员资源库中采集人员信息。然后将这些信息转化为系统能识别的字段，并逐条进行分解,实现评审人员信息化和按专业随机抽取功能。同时通过开发系统多轮报价信息显示界面，自动生成评审结果，实现评审结果线上会签的功能。极大提升了采购效率，整个评审流程完成的时长从5天缩短到1天之内。
图4：评审电子化创新
2.数据可视化应用创新
首钢股份充分利用电子化、信息化手段，在大数据可视化应用和分析评价方面继续探索，为业务流程优化、采购提效、管理提升等方面提供数据支撑。备件专业借助FineBI数据分析平台，在原评价分析体系基础上完善结构，在数据关联分析、多层级分析、可视化展现等方面做了大量尝试，完成“备件消耗分析”、“备件合同时效分析”、“备件物料主数据分析”等多个模块的开发，供日常分析使用。促进基层用户养成用数据说话的管理思维，同时大幅提高了用户统计分析效率，促进了管理提升。
图5：备件消耗分析仪表盘
3.数字驱动绿色采购供应链延伸
绿色供应链成为未来发展方向。首钢股份坚持绿色制造、低碳发展理念，积极推动绿色供应链建设。着手从以下几方面积极探索、稳步推进、有序开展。
一是推进绿色采购基础工作建设，陆续制定下发《股份公司开展绿色采购工作方案》《致供应商绿色采购倡议书》《供应商环境体系情况调查表》《采购中心绿色物料认定流程和要求》等基础文件。二是梳理绿色采购相关法律法规、政策文件、行业规范标准共计26个。三是推动采购部门完成制定首钢绿色采购认定标准，初步建立绿色采购物料初始清单，累计对29类7507项物料完成绿色认定。四是通过“绿色采购”，推动产业链供应链上下游绿色低碳生产。对废钢、合金、原料等品种开发火运、海运等绿色物流渠道，助力实现“双碳”目标。
（四）加强制度体系建设，筑牢合规风险防线
1.把好制度关
合规管理，制度先行，利用信息化手段强化制度执行。在制度建设上，突出一个“严”字。按照采购全主体、全流程、全链条等维度，制定了采购管理、供应商管理、合同管理等制度，逐步形成采购部门完善的制度体系。采购相关制度共计36项，对需求计划、采购方案、合同履约、验收支付、资金结算等环节实行“分段运行、分权制衡、多层管控”，坚决扎紧制度“笼子”，及时堵塞管理“漏洞”。
2.把好预控关
采购平台从需求计划到结算的全流程管控与数据信息留痕，实现采购业务的公开、规范和数字化运行，采购流程的每一个关键节点都配置线上审批流程。询价单发询前，专业管理部门对采购方式的选择、成交规则是否公平、采购文件内容等关键风险点严格审核把关,最大限度地控制合规风险。
3.把好评审关
评审人员须从评审人员资源库中抽取,按照采购文件规定的评审方法进行评审，重大事项集体决议。依托采购平台的监督、管理、信息发布、采购实施等功能，实现了采购评审流程规范透明化、采购操作全程无纸化。
4.把好决策关
首钢股份采购中心经营例会每周召开一次，对重大经营活动进行议事、决策。有效发挥内控、合规管理作用,提升经营决策的控制力、影响力和抗风险能力。
通过以上“四道防线”，真正做到“事前防范、事中监管、事后完善”，有效提高风险防控能力，为企业采购合规管理“保驾护航”。真正落实“把管理建在制度上、制度建在流程上、流程建在系统上、系统建在数据上”的风险管控措施。
三、钢铁企业“四化一体”采购全流程合规管理的创新与实践效果
（一）经济效益
采购方式的多元化和合规化管理有力支撑采购降本。通过合理选择采购方式、扩大集中采购范围、不断优化评审方法等多项措施加强竞争，在保证采购流程合规的基础上有效降低采购成本。
1.采购对标压价降本
询比采购过程中，通过与周边钢厂对标，评审现场与供应商议价，对比报价，年度实现采购降本25000万元左右。其中原燃料节资率4%,耐材通过年度集中询比采购、以量换价等，实现降幅8%。
2.交易双方管理费用降本
通过远程异地评审系统和电子化采购的全覆盖进一步降低评审成本、交易成本、采购以及合同文本和差旅费用等，以当前平台应用规模计算，预计每年为企业和供应商至少节约成本5000万元以上。
（二）管理效益
采购全流程合规管理模式的构建，实现了采购“依法合规”、“阳光运行”，提升采购效率的同时助推采购数字化发展，有力支撑集团集中采购管理策略的落地实施。
1.促进采购公开透明，实现阳光运行
通过构建“四化一体”采购全流程合规管理模式，打造“阳光、透明、安全、高效”的一体化供应链系统平台，竞争性采购方式上网采购率达到100%。
2.推进采购全流程电子化，提高采购质效
采购全流程的电子化推动采购管理向规范化、精细化、智慧化的方向发展。非招标采购整个采购环节（从询价单创建到生成采购合同）完成时长压缩至原来的1/3。需求计划至签订采购合同平均周期从上线前的20天，缩短至5-8天，大幅提高采购效率。
3.实现规范化管理，支撑生产组织更高效
通过改变采购方式和定价周期，整合物料编码，降低独家采购比例。以采购漆料为例，同类漆料采购价格较前期降低30元/吨钢，在生产组织上每月减少换漆次数5次，提高产量170吨。
（三）社会效益
首钢股份以采购交易为切入点，进一步增强系统思维，结合“双碳”目标、绿色供应链建设和高质量发展等方面要求，推动传统采购管理向数字化采购管理升级，加快构建具有国企特色的现代供应链合规管理体系。对其他钢铁企业乃至其他行业提高效率、降低成本方面具有一定的借鉴性和参考价值。
首钢股份合规化、标准化采购管理模式获评中国物流与采购联合会“2021年公共采购和国企采购示范案例”。收录在《中国公共采购发展报告（2022）》中，在全行业进行广泛宣传和推广，提高首钢品牌知名度和社会影响力。
来源 | 首钢股份
